In toepassing van Artikel AD28 van het Huishoudelijk Reglement van Basketbal Vlaanderen moeten nieuwe kandidaturen voor de Provinciale Groep van Afgevaardigden aangetekend verstuurd worden naar het Secretariaat-Generaal, Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus 12 te 9000 Gent, ten vroegste 56 dagen en uiterlijk 28 dagen vóór de datum van de eerstvolgende Algemene Provinciale vergadering voor Clubs.
De kandidaturen worden steeds ingediend door de club waar de kandidaat bij aangesloten is.
De data van de Algemene Provinciale Vergaderingen voor Clubs in 2019 zijn te raadplegen via deze link of hieronder:
| Provincie | Datum vergadering | -56 dagen | -28 dagen | Locatie |
| Antwerpen | vr 17/05/2019 | 22/03/2019 | 19/04/2019 | VTI, Kruisbogenhofstraat 7 in 2500 Lier |
| Limburg | di 28/05/2019 | 02/04/2019 | 30/04/2019 | De Soeverein, Sportveldenstraat 10 in 3920 Lommel |
| Oost-Vlaanderen | vr 24/05/2019 | 29/03/2019 | 26/04/2019 | Oscar Romerocollege, Noordlaan in 9200 Dendermonde |
| Vlaams-Brabant | wo 15/05/2019 | 20/03/2019 | 17/04/2019 | EuroVolleyCenter, Beneluxlaan 22 in 1800 Vilvoorde |
| West-Vlaanderen | ma 06/05/2019 | 11/03/2019 | 08/04/2019 | Sporthal De Valkaart, Albrecht Rodenbachstraat 42 in 8020 Oostkamp |