- Maak duidelijke afspraken over wat wel en wat niet hoort in de taakomschrijving. Zie ook dit goed voorbeeld (p. 8) van een G-sportclub.

- Zorg voor een meldpunt (defect) materiaal en zorg dat er snel gevolg wordt gegeven aan een melding.

- Probeer zo veel mogelijk sjablonen te maken en tips te delen (bv. trainersplatform met oefenstof).

- Stel jeugdcoördinatoren/administratief verantwoordelijken/ploegverantwoordelijken/... aan. Voorbeelden van taken die zij op zich kunnen
nemen:

• Administratieve taken:
  • Bijhouden van aanwezigheden van spelers bij trainingen en wedstrijden. Dit kan bvb. ook via een app zoals Twizzit.
  • Delen van de jaarplanning met de spelers/ouders/... (incl. events).
  • Communicatie vanuit de club delen.
  • Informeren van spelers en ouders over wijzigingen in trainingstijden en locaties.
  • ...
• Wedstrijd- en trainingsorganisatie:
  • Regelen carpoolsysteem, vertrekuur voor wedstrijd delen, ...
  • Zorgen voor een planning van de wedstrijdtafeltaken.
  • Regelen van vervangers bij afwezigheid van spelers of coach (i.s.m. jeugdcoördinator).
  • Afspraken maken met ouders over vragen m.b.t. speeltijd (i.s.m. jeugdcoördinatoren).
  • Afspraken maken met ouders over bijwonen trainingen (i.s.m. jeugdcoördinatoren).
  • ...
• Coördinatie:
  • Fungeren als aanspreekpunt voor ouders en spelers voor niet-sportieve vragen.
  • Sportieve visie van de club meegeven (jeugdcoördinator).
  • Ouders bevragen over het opnemen van extra taken. Bv. eventteam
• Logistieke ondersteuning:
  • Beheren van teammateriaal (bv. ballen, hesjes, waterflessen).
  • Zorgen dat tenues tijdig gewassen en compleet zijn.
  • Helpen bij opstellen doelen (bvb. bij minibasketbal verrolbare doelen).
  • Opstellen van banken en wedstrijdtafel voor wedstrijden.
  • ...