Hoe gaat Basketbal Vlaanderen om met goed bestuur?

Ga naar: TRANSPARANTIE - DEMOCRATIE - INTERNE VERANTWOORDING

Transparantie

De organisatie publiceert haar statuten, interne reglementen, organigram en sportregels op haar website. Deze documenten zijn gemakkelijk terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.

  • De statuten vind je in de rubriek 'Onze missie en meer'. Of klik hier.  
  • De interne reglementen (het vroegere Huishoudelijk Reglement) vind je onderaan deze pagina en in de documentenbibliotheek onder 'Intern Reglement'.
  • Je kan het organigram van de personeelsstructuur hier downloaden. Meer details over wie wat doet, lees je hier
  • De sportieve reglementen voor de verschillende niveaus vind je onder 'Spelregels' in de documentenbibliotheek.

De organisatie publiceert haar beleidsplan op haar website. Dat document is gemakkelijk terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.

Het beleidsplan van Basketbal Vlaanderen voor de periode 2021-2024 vind je in de documentenbibliotheek onder 'Over Basketbal Vlaanderen.' Je kan het ook vinden op de pagina 'Over ons' > 'Onze missie & meer'. Om het je gemakkelijk te maken: zie hier voor de korte versie en hier als je houdt van iets meer tekst.
Ook het voorbije beleidsplan (2017-2020) kan je nog raadplegen in de documentenbibliotheek.

De organisatie publiceert het jaarverslag op de website. Dat document is gemakkelijk terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.

Je kan de gepubliceerde jaarboeken hier terugvinden. Het jaarverslag van 2020 zal rond eind februari gepubliceerd worden. 

De organisatie publiceert een publieke versie van de notulen van het bestuursorgaan op haar website. Deze documenten zijn eenvoudig terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.

Alle verslagen van het bestuursorgaan worden online gepubliceerd in de rubriek 'Verslagen' > 'Bestuursorgaan'

De organisatie publiceert de notulen van de algemene vergadering op de website.

Alle verslagen van de Algemene Vergaderingen (én Bijzondere Algemene Vergaderingen) sinds de oprichting van Basketbal Vlaanderen zijn gepubliceerd op deze paginaDe verslagen van de AV's bevatten een samenvatting en bij elk besproken punt staat hoeveel stemmen voor én hoeveel stemmen tegen het agendapunt kreeg.

De website van de organisatie vermeldt de actuele samenstelling van de raad van bestuur en vermeldt voor elk lid van de raad van bestuur de start- en einddatum van het mandaat. Indien van toepassing vermeldt de website eveneens het aantal en de duurtijd van de voorgaande mandaten.

Wie in ons Bestuursorgaan zetelt, kan je hier bekijken. Daar zie je ook de start- en einddatum van het mandaat. 

De organisatie rapporteert in het jaarverslag op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over de remuneratie van de leden van de raad van bestuur.

Dit is momenteel niet verwerkt in het jaarverslag, maar de kostennormering en representatiebudget zijn uiteraard wel in onze begroting opgenomen. In dit document lees je meer over de wijze van vergoedingen van het Bestuursorgaan.

De organisatie rapporteert in het jaarverslag op geanonimiseerde wijze over de verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten.

Aan deze indicator voldoen we voorlopig (nog) niet. Het Bestuursorgaan volgt uiteraard wel een standaard procedure bij belangenconflicten: 

Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het Bestuursorgaan, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders vóór dat het Bestuursorgaan een besluit neemt. De bestuurder met het tegenstrijdig belang, verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft. Voormelde procedure is niet toepasselijk op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.

Het register met belangenconflicten vind je hier.

De organisatie rapporteert in het jaarverslag over het omgaan met de code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties op basis van de harde en zachte indicatoren. 

Aan deze indicator voldoen we voorlopig (nog) niet.
Het gevolgde traject van het intern proces rond Governance kan je hier downloaden.

De organisatie geeft aan welke bestuurswijzigingen in de afgelopen 12 maanden zijn doorgevoerd en welke wijzigingen worden gepland.

Je kan dit terugvinden op deze pagina

 

Democratie

De raad van bestuur stelt op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie de gewenste profielen van de leden van de raad van bestuur op. Die worden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.

Aan deze indicator voldoen we voorlopig (nog) niet.

De raad van bestuur legt de procedures vast voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten. De voorzitter van de raad van bestuur ziet toe op de correcte navolging van deze procedures. 

Hoe het Bestuursorgaan van Basketbal Vlaanderen werkt, lees je in deze nota

De organisatie bepaalt zowel voor de raad van bestuur als voor de algemene vergadering een gepast quorum.

Het quorum voor de Algemene Vergadering staat beschreven in Artikel 15 van de statuten en in Artikel 13 van het Intern Reglement (deel Administratie). Let op, dit quorum zal wijzigen van zodra de nieuwe statuten van toepassing zijn.

§1. De Algemene Vergadering kan slechts geldig beraadslagen en beslissen indien minstens de helft van de werkende leden aanwezig of vertegenwoordigd is. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde werkende leden. Bij staking van stemmen wordt de procedure gevolgd voorzien in het huishoudelijk reglement. §2 In geval van uitsluiting van een werkend lid, van wijziging van de statuten of van ontbinding van Basketbal Vlaanderen vzw zal de in de wet voorgeschreven procedure worden nageleefd.

Het quorum voor het Bestuursorgaan staat beschreven in Artikel 19 van de statuten. Ook dit quorum zal wijzigen van zodra de nieuwe statuten van toepassing zijn.

§1. De voorzitter of de secretaris roept het Bestuursorgaan samen. De voorzitter zit de vergadering voor. In geval van afwezigheid wordt de vergadering geldig voorgezeten door de ondervoorzitter of, bij afwezigheid van voorzitter en ondervoorzitter, door de oudste in leeftijd van de aanwezige bestuurders. De vergaderingen van het Bestuursorgaan worden gehouden op de zetel van Basketbal Vlaanderen vzw of op elke andere plaats aangeduid in de oproepingsbrief. §2 Het Bestuursorgaan kan slechts geldig beraadslagen en beslissen indien tenminste de gewone meerderheid van de bestuurders aanwezig is op de vergadering. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige bestuurders. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt, doorslaggevend. §3 Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt, dat ondertekend wordt door de voorzitter (of zijn vervanger) en door de secretaris (of de verslaggever) en opgenomen wordt in een daartoe bestemd register. De uittreksels die moeten worden overgelegd en al de andere akten, worden geldig ondertekend door de voorzitter en de secretaris. §4 In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de VZW zulks vereisen, kunnen de besluiten van het Bestuursorgaan worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuurders. Daartoe is vereist dat er vooraf een unaniem akkoord is onder de bestuurders om tot schriftelijke besluitvorming over te gaan. Schriftelijke besluitvorming veronderstelt in elk geval dat er een beraadslaging plaatsvond per e-mail, video- of telefoonconferentie.

De organisatie beperkt de mandaten van de leden van de raad van bestuur in de tijd en zorgt ervoor dat de maximale aaneengesloten zittingsperiode niet langer is dan 12 jaar.

Aan deze indicator voldoen we voorlopig (nog) niet. In de nieuwe statuten (Art.17.7) is echter een maximale duurtijd van het bestuurdersmandaat opgenomen.

De organisatie stelt een gefaseerd rooster van aftreden in voor de leden van de raad van bestuur waardoor telkens slechts een deel van de leden vervangen wordt en de continuïteit van het bestuur gewaarborgd blijft.

Je kan terugvinden wanneer de mandatan van de bestuurders aflopen op deze pagina

De raad van bestuur vergadert minstens vijf keer per jaar.

De Bestuursorgaan van Basketbal Vlaanderen vergadert in principe om de maand, goed voor zo'n 10 à 12 vergaderingen per jaar.

De organisatie stelt een gestandaardiseerde introductieprocedure in voor nieuwe leden van de raad van bestuur zodat alle leden voldoende kennis hebben over de organisatie en haar omgeving.

Na een eerste verkiezing van een lid van het Bestuursorgaan wordt een communicatie gericht aan de leden van de interne organisatie, de clubs en de partners van vzw Basketbal Vlaanderen. Zij/hij voert een kennismakingsgesprek met de Voorzitter van vzw Basketbal Vlaanderen en wordt voorgesteld aan de collegae bestuurders, het management en de medewerkers, en afdoende geïnformeerd over de taken en verantwoordelijkheden als bestuurder, de missie, visie en het beleidsplan én de financiële situatie aan de hand van jaarrekeningen, de meest actuele begroting en de lopende budgetopvolging. Zij/hij neemt kennis van de van toepassing zijnde samenwerkingsovereenkomst tussen Sport Vlaanderen en vzw Basketbal Vlaanderen en wordt gebrieft over het wettelijke en decretale kader, waaronder sportfederaties ressorteren, én de statuten en het intern reglement van vzw Basketbal Vlaanderen. De vermelde stukken worden digitaal ter beschikking gesteld van de bestuurder.

Indien een voorzitter geïnstalleerd wordt, wordt zij/hij geïntroduceerd bij Sport Vlaanderen en de stakeholders van vzw Basketbal Vlaanderen, te weten de voorzitter en secretaris-generaal/algemeen directeur van Basketball Belgium, Association Wallonie-Bruxelles de Basketball, Pro Basketball League en FIBA via Belgische mandatarissen.  Hij neemt kennis van de partnerships en maakt ten gepaste tijde kennis met de belangrijkste sponsoren. Een werkvergadering wordt voorzien met respectievelijk de Voorzitter van de Algemene Rechterlijke Raad, de bedrijfsrevisor, het advocatenkantoor, de financiële adviseur en de personeelsleden van vzw Basketbal Vlaanderen.

De algemene vergadering vertegenwoordigt op directe manier of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de organisatie. 

De vertegenwoordiging van alle leden is vastgelegd in het Intern Reglement (administratief deel) in Artikel 18:

Op de eerste vergadering van het competitiejaar keurt de Raad van Bestuur de statistische gegevens betreffende het ledenaantal, zoals jaarlijks op datum van 30 juni neergelegd bij de subsidiërende instantie, goed.

De Raad van Bestuur stelt vervolgens de verdeling van het aantal leden per provincie op de Algemene Vergadering vast. Alle provincies hebben altijd recht op minimaal één vertegenwoordiger op de AV. Indien zou blijken dat na deling een provincie geen vertegenwoordiger heeft, dan zal zij genieten van het recht van het decimale deel bij de verdeling van de niet van rechtswege toegekende zetels. Deze vertegenwoordigers op de AV worden de stemgerechtigde leden genoemd.

Het aantal stemgerechtigde leden op de AV voor een provincie is gelijk aan het geheel van de breuk 20.X/Y waarbij X het aantal leden is in de betreffende provincie op het einde van het vorige competitiejaar (30 juni) en Y het totaal aantal leden op het einde van het vorige competitiejaar (30 juni), zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur. De zetels die niet van ambtswege toegewezen werden, worden toegewezen in verhouding tot de grootste decimalen om tot een totaal van 20 te komen.

Opgelet: in de nieuwe statuten (Art. 9) is de vertegenwoordiging van alle leden volgens andere principes vastgelegd. 

Binnen de grenzen van de organisatie bestaan geen zelfstandige of autonome (regionale) entiteiten die een eigen beleid kunnen bepalen dat afwijkt van het door de algemene vergadering en de raad van bestuur vastgestelde beleid.

In het Intern Reglement (Art. 55) staat uitgelegd hoe de verschillende departementen gestructureerd zijn en welke bevoegdheden zij hebben. Deze entiteiten werken onder controle van de Raad van Bestuur en volgen dus ook het beleid dat door het Bestuursorgaan en AV bepaald is. 

 

Interne verantwoording

De afbakening van taken en bevoegdheden tussen de organen van de organisatie wordt vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie.

De afbakening van taken en bevoegdheden staat beschreven in het Intern Reglement (administratief deel) in de Artikels 51 t.e.m. 58 en dit zowel voor de Raad van Bestuur, de Secretaris-generaal, de coördinatoren, de Departementen, de comités en commissies, de Provinciale Comité's, de Comité's Provinciale Scheidsrechters en de Medische Commissie

In de nieuwe statuten zijn de bevoegdheden van de Algemene Vergadering (Art. 13) en van het Bestuursorgaan (Art. 19) expliciet beschreven.

De functies van voorzitter van de raad van bestuur en die van directeur worden niet gecumuleerd.

Dit is zo bij Basketbal Vlaanderen: Kris Fels is de huidige dienstdoend voorzitter, Koen Umans is de secretaris-generaal. 

De organisatie legt in de statuten de onverenigbaarheden met lidmaatschap van de raad van bestuur vast.

Volgens het huidige Intern Reglement mogen bestuurders geen werkende leden van de Algemene Vergadering zijn (Art. 17) en mogen ze geen enkele officiële functie opnemen zoals beschreven in Art. CD203 (Art. 52).

De raad van bestuur legt de aan de directie gedelegeerde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast in het huishoudelijk reglement. 

De taken en bevoegdheden van de secretaris-generaal staan beschreven in het Intern Reglement (administratief deel) in Artikel 53. 

De raad van bestuur houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur.

Het jaarlijksfunctioneringsgesprek met onze secretaris-generaal is gepland in het eerste kwartaal van het jaar. 

De algemene vergadering geeft haar goedkeuring aan het door de raad van bestuur voorgestelde meerjarenbeleid, met inbegrip van de missie en strategie, en de lange termijn financiële planning.

Ja, het beleidsplan, het jaarplan en de jaarbegroting worden telkens goedgekeurd door de Algemene Vergadering. 

De organisatie heeft een onafhankelijk financieel of auditcomité dat door de algemene vergadering benoemd wordt. Het comité houdt toezicht op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.

Basketbal Vlaanderen heeft een Financiële Commissie, waarvan de werking beschreven staat in Artikel 46 van Intern Reglement (administratief deel). Daarnaast wordt de boekhouding jaarlijks gecontroleerd door een bedrijfsrevisor. Het mandaat van Dhr. B. Van Steenberge werd voor de periode van de jaarrekeningen 2018 tot 31 maart 2020 verlengd door de AV van 9 juni 2018.

In de nieuwe statuten (Art. 24) is opgenomen dat Basketbal Vlaanderen een bedrijfsrevisor benoemt.   

De raad van bestuur evalueert op jaarlijkse basis haar eigen samenstelling en werking.

De zelfevaluatie van het Bestuursorgaan van Basketbal Vlaanderen is gepland in juni 2020. 

De raad van bestuur stelt een gedragscode op die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel, en onderneemt stappen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen.

De gedragscode voor bestuurders kan je hier nalezen. Voor personeel is de gedragscode vastgelegd in het arbeidsreglement van Basketbal Vlaanderen. De personeelsleden mogen hetzij rechtstreeks, hetzij via een tussenpersoon, zelfs buiten het kader van hun functie om maar op grond daarvan, geen giften, fooien noch voordelen van welke aard vragen, eisen of ontvangen. 

De raad van bestuur stelt procedures inzake belangenconflicten vast die van toepassing zijn op de leden van de raad van bestuur.

Het bestuursorgaan volgt uiteraard een standaard procedure bij belangenconflicten:

Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de Raad van Bestuur, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders vóór dat de Raad van Bestuur een besluit neemt. De bestuurder met het tegenstrijdig belang, verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft. Voormelde procedure is niet toepasselijk op gebruikelijke verrichtingen die plaatshebben onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.

Het register met belangenconflicten vind je hier.

In de nieuwe statuten (Art. 26) zijn extra bepalingen m.b.t. belangenconflicten opgenomen. 

De raad van bestuur legt jaarlijks een werkplan en bijpassend vergaderschema vast.

Het werkplan en vergaderschema wordt opgesteld op seizoensbasis en kan je hier downloaden. De timeline van de vergaderingen rond financiën vind je hier